Regulamin Samorządowego Kongresu Trójmorza
6 – 7 czerwca 2022 roku
§1
Postanowienia ogólne
- Organizatorem Samorządowego Kongresu Trójmorza (zwanego dalej Kongresem lub Wydarzeniem) jest Województwo Lubelskie z siedzibą przy ul. A. Grottgera 4, 20-029 Lublin we współpracy z Instytutem Rozwoju Samorządu Terytorialnego Województwa Lubelskiego z siedzibą przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 32/9, 20-029 Lublin i Lubelskim Centrum Konferencyjnym z siedzibą przy ul. Grottgera 2, 20-029 Lublin.
- Celem Kongresu jest zintensyfikowanie współpracy regionów oraz networking biznesowy firm z obszaru Inicjatywy Trójmorza oraz Europy Wschodniej. Wydarzenie dedykowane jest przedstawicielom administracji regionów Trójmorza, świata nauki, biznesu oraz mediów.
- Kongres odbędzie się w dniach 6- 7 czerwca 2022 r. w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie w formule hybrydowej.
- Regulamin określa warunki organizacji i udziału w Kongresie.
- Przepisy Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników Kongresu.
- Oficjalna strona Kongresu znajduje się pod adresem WWW.CONGRESS.LUBELSKIE.PL
- Kontakt do Organizatora:
- Adres: Zespół ds. organizacji Samorządowego Kongresu Trójmorza: ul. A. Grottgera 4, 20-029 Lublin, Polska,
- Telefon: sprawy organizacyjne +48 814416784, +48 785106119, +48 81 4416 796
- Adres e-mail:Samorządowy Kongres Trójmorza: INTERNATIONAL@LUBELSKIE.PL; Forum Gospodarcze: CONGRESS@LUBELSKIE.PL
- Określenia użyte w Regulaminie należy rozumieć jako:
- Kongres: Samorządowy Kongres Trójmorza,
- RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
- Uczestnik: osoba fizyczna lub osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (spółka, stowarzyszenie, fundacja, itp.), która dokonała rejestracji udziału w Kongresie na stronie CONGRESS.LUBELSKIE.PLi otrzymała od Organizatora drogą elektroniczną potwierdzenia uczestnictwa i link do transmisji.
- Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na oficjalnej stronie internetowej Kongresu.
§2
Zgłoszenie udziału
- Rejestracja uczestników wydarzenia odbywa się za pośrednictwem strony: WWW.CONGRESS.LUBELSKIE.PL i ma na celu uzyskanie potwierdzenia udziału w wydarzeniu oraz link do transmisji.
- Potwierdzenie uczestnictwa: komunikat wysłany przez Organizatora w odpowiedzi na zgłoszenie chęci uczestnictwa w Kongresie, tj. wypełniony i wysłany formularz rejestracyjny na stronie WWW.CONGRESS.LUBELSKIE.PL.
- Zgłoszenie udziału w Kongresie odbywa się poprzez wypełnienie i wysłanie formularza rejestracyjnego na stronie WWW.CONGRESS.LUBELSKIE.PL.
- Wysłanie formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych i wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, a Organizatorem.
- Aby dokonać rejestracji i otrzymywać informacje od Organizatora oraz link do transmisji, Uczestnik musi posiadać dostęp do Internetu oraz przeglądarkę internetową. Serwis WWW.CONGRESS.LUBELSKIE.PL jest kompatybilny z najpopularniejszymi przeglądarkami internetowymi.
- Możliwość rejestracji na Kongres kończy się dnia 4.06.2022 o godzinie 12:00 lub momencie zarejestrowania maksymalnej liczby osób ustalonej przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu zakończenia rejestracji.
- O wpisaniu na listę Uczestników Kongresu decyduje kolejność zgłoszeń.
- Wstęp na teren obiektów, w których odbywa się Kongres mają wyłącznie zarejestrowani Uczestnicy ze specjalnym imiennym zaproszeniem od Organizatora. Osoby niezarejestrowane oraz nie posiadające imiennego zaproszenia mają obowiązek niezwłocznie opuścić Kongres na żądanie Organizatora.
- Uczestnikiem wydarzenia mogą być:
- przedstawiciel osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, który został wskazany do udziału w Wydarzeniu;
- osoba fizyczna, która ukończyła 18 rok życia i posiada pełną zdolność do czynności prawnych lub osoba fizyczna, która ukończyła 16 rok życia i uzyskała zgodę przedstawiciela ustawowego na uczestnictwo w Kongresie.
- Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.
- Do kontaktu z Organizatorem oraz otrzymywania komunikatów Uczestnik powinien posiadać adres e-mail i dostęp do programu właściwego do obsługi poczty elektronicznej.
- Organizator, w momencie wpuszczania zaproszonych gości do Lubelskiego Centrum Konferencyjnego i na jego terenie ma prawo zażądać dokumentu potwierdzającego tożsamość zgłoszonych Uczestników, szczególnie w przypadku wątpliwości co do tożsamości bądź podanych przez niego danych.
- W przypadku podania fałszywych bądź niepełnych informacji, a także w innych uzasadnionych przypadkach, Organizator może odmówić Uczestnikowi wzięcia udziału w Kongresie.
- Organizator zastrzega, że udział w Kongresie jest limitowany ilością miejsc.
§3
Rezygnacja z udziału
- W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu, Uczestnik ma obowiązek zgłosić ten fakt Organizatorowi najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem Wydarzenia.
- Rezygnacji z Wydarzenia należy dokonać przesyłając do Organizatora e-mail ze stosowną wiadomością na adres: INTERNATIONAL@LUBELSKIE.PL.
- W przypadku odwołania Wydarzenia, Organizator poinformuje o tym fakcie każdego z Uczestników.
§4
Odpowiedzialność Uczestników
- Każdy Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień.
- Na terenie Kongresu zabrania się propagowania treści niedozwolonych przez prawo, niezgodnych z zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami, zasadami kultury oraz z celami i misją Kongresu.
- Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania porządku oraz praw osób trzecich w tym m. in. przedstawicieli mediów, innych uczestników, prelegentów oraz przedstawicieli Organizatorów Kongresu.
- Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, zasad bezpieczeństwa BHP obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowany jest Kongres, jak również poleceń i instrukcji organizacyjnych i technicznych Organizatora.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników Kongresu.
- Uczestnicy Kongresu ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie prezentowane przez siebie treści, wypowiedzi, prezentacje oraz zachowania podczas Kongresu. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi i prezentacje przedstawione w trakcie Kongresu.
- Niezastosowanie się do zapisów niniejszego Regulaminu, poleceń przedstawicieli Organizatora oraz nieodpowiednie zachowanie Uczestnika, w tym: prowadzenie demonstracji zakłócających przebieg Kongresu, wnoszenie alkoholu, środków psychoaktywnych, palenie tytoniu i papierosów elektronicznych, wszelkie przejawy zakłócania przebiegu Kongresu, stwarzanie sytuacji zagrożenia stanowią podstawę do zastosowania środków dyscyplinujących w postaci:
- upomnienia,
- niezwłocznego usunięcia Uczestnika z terenu Kongresu przez przedstawicieli Organizatora bez prawa powrotu i bez prawa żądania zwrotu jakichkolwiek poniesionych kosztów czy nakładów związanych z udziałem w Kongresie,
- powiadomienia właściwych organów ścigania.
- O zastosowaniu środka dyscyplinującego i jego rodzaju decyduje Organizator.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy Uczestnika podczas Wydarzenia. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z jakimikolwiek roszczeniami związanymi z wyrządzoną podczas Wydarzenia przez Uczestnika Kongresu szkodą, będzie on zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów związanych z obowiązkiem jej naprawienia.
- Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za powstałe z jego winy szkody.
§5
Dane osobowe
- Dane osobowe uczestnika przetwarzane są tylko w celu rejestracji, organizacji i uczestnictwa w Kongresie.
- Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w postaci wizerunku oraz oświadcza iż zapoznał się z klauzulą informacyjną RODO zamieszczoną na stronie internetowej Kongresu HTTPS://CONGRESS.LUBELSKIE.PL/STRONA-STARTOWA/POLITYKA-PRYWATNOSCI/ .
- Cofnięcie zgody można zrealizować poprzez przesłanie żądania na adres e-mail: INTERNATIONAL@LUBELSKIE.PL.
- Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i e RODO. Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne dla wzięcia udziału w Kongresie.
- Przebieg Kongresu zostanie utrwalony za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
§6
Postanowienia końcowe
- Koszt ewentualnego przejazdu oraz zakwaterowania Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Wydarzenia.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie i programie Kongresu w dowolnym momencie, w tym prawo zmiany rozkładu czasowego, kolejności wystąpień, zmian prelegentów i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej Wydarzenia aktualnych informacji. Organizator, wprowadzając zmiany w programie w czasie Wydarzenia, informować będzie Uczestników wydarzenia na bieżąco o wprowadzanych zmianach w programie na stronie: WWW.CONGRESS.LUBELSKIE.PL.
- Jeżeli Organizator dokona zmiany Regulaminu, zawiadamia o tym Uczestników poprzez publikację nowego tekstu Regulaminu na stronie: WWW.CONRESS.LUBELSKIE.PL.
- W przypadku, gdy Uczestnik nie wyraża zgody na nowe postanowienia Regulaminu, powinien zgłosić swą rezygnacje Organizatorowi drogą mailową na adres: INTERNATIONAL@LUBELSKIE.PL.
- W przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących terminu organizacji Kongresu, bądź gdy Kongres się nie odbędzie, Uczestnikowi nie przysługuje prawo odszkodowania oraz zwrotu jakikolwiek poniesionych kosztów związanych z uczestnictwem w Kongresie.
- W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
- Ostateczna interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu należy do Organizatora.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z organizacją oraz uczestnictwem w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
/-/ Jarosław Stawiarski
Marszałek Województwa Lubelskiego