Regulamin wydarzenia

Regulamin Samorządowego Kongresu Gospodarczego

II Forum Regionów Trójmorza

29-30 czerwca 2021 roku

• §1

Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Samorządowego Kongresu Gospodarczego II Forum Regionów Trójmorza (zwanego dalej Kongresem lub Wydarzeniem) jest Województwo Lubelskie z siedzibą przy ul. A. Grottgera 4, 20-029 Lublin we współpracy z Instytutem Rozwoju Samorządu Terytorialnego Województwa Lubelskiego z siedzibą przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 32/9, 20-029 Lublin i Lubelskim Centrum Konferencyjnym z siedzibą przy ul. Grottgera 2, 20-029 Lublin.
2. Celem Kongresu jest zintegrowanie współpracy międzyregionalnej oraz networking biznesowy firm z Europy Środkowej i Wschodniej. Wydarzenie dedykowane jest przedstawicielom administracji regionów Trójmorza, świata nauki, biznesu oraz mediów. Celem podejmowanych inicjatyw, których elementem łączącym będzie trasa Via Carpatia, jest wzmocnienie rozwoju poszczególnych regionów, a przez to całej idei Trójmorza.
3. Kongres, odbędzie się w dniach 29-30 czerwca 2021 r. w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie w formule online z możliwością rozwinięcia formuły do hybrydowej dla ograniczonej liczby prelegentów i gości specjalnych.
4. Regulamin określa warunki organizacji i udziału w Kongresie.
5. Przepisy Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników Kongresu.
6. Oficjalna strona Kongresu znajduje się pod adresem www.congress.lubelskie.pl
7. Kontakt do Organizatora:
   1. Adres : Biuro Kongresu: ul. A. Grottgera 4, 20-029 Lublin, Polska,
   2. Telefon: sprawy organizacyjne: +48 814416596, +48 501960183, delegacje zagraniczne +48 814416784, +48 785106119
   3. Adres e-mail: congress@lubelskie.pl, international@lubelskie.pl.
8. Określenia użyte w Regulaminie należy rozumieć jako:
   1. Kongres: Samorządowy Kongres Gospodarczy II Forum Regionów Trójmorza,
   2. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
   3. Uczestnik: osoba fizyczna lub osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (spółka, stowarzyszenie, fundacja, itp.), która dokonała rejestracji udziału w Kongresie na stronie www.congress.lubelskie.pl i otrzymała od Organizatora drogą elektroniczną potwierdzenia uczestnictwa i link do transmisji.
9. Kongres współfinansowany jest  w ramach projektu pt. „Marketing Gospodarczy Województwa Lubelskiego II” współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego 2014-2020, Działanie 3.6 Marketing Gospodarczy, Oś priorytetowa 3: Konkurencyjność przedsiębiorstw.
10. Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Biura Kongresu oraz na oficjalnej stronie internetowej Kongresu.

• §2

Zgłoszenie udziału

1. Rejestracja uczestników wydarzenia odbywa się za pośrednictwem strony: www.congress.lubelskie.pl i ma na celu uzyskanie potwierdzenia udziału w wydarzeniu oraz link do transmisji.
2. Potwierdzenie uczestnictwa: komunikat wysłany przez Organizatora w odpowiedzi na zgłoszenie chęci uczestnictwa w Kongresie, tj. wypełniony i wysłany formularz rejestracyjny na stronie www.congress.lubelskie.pl.
3. Zgłoszenie udziału w Kongresie odbywa się poprzez wypełnienie i wysłanie formularza rejestracyjnego na stronie www.congress.lubelskie.pl.
4. Wysłanie formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych i wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, a Organizatorem.
5. Aby dokonać rejestracji i otrzymywać informacje od Organizatora oraz link do transmisji, Uczestnik musi posiadać dostęp do Internetu oraz przeglądarkę internetową. Serwis www.congress.lubelskie.pl jest kompatybilny z najpopularniejszymi przeglądarkami internetowymi.
6. Możliwość rejestracji na Kongres kończy się dnia 30.06.2021 o godzinie 16:30 lub momencie zarejestrowania maksymalnej liczby osób ustalonej przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu zakończenia rejestracji.
7. O wpisaniu na listę Uczestników Kongresu decyduje kolejność zgłoszeń.
8. Wstęp na teren obiektów, w których odbywa się Kongres mają wyłącznie zarejestrowani Uczestnicy ze specjalnym imiennym zaproszeniem od Organizatora. Osoby niezarejestrowane oraz nie posiadające imiennego zaproszenia mają obowiązek niezwłocznie opuścić Kongres na żądanie Organizatora.
9. Uczestnikiem wydarzenia mogą być:
   1. przedstawiciel osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną,  który został wskazany do udziału w Wydarzeniu;
   2. osoba fizyczna, która ukończyła 18 rok życia i posiada pełną zdolność do czynności prawnych lub osoba fizyczna, która ukończyła 16 rok życia i uzyskała zgodę przedstawiciela ustawowego na uczestnictwo w Kongresie.
10. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.
11. Do kontaktu z Organizatorem oraz otrzymywania komunikatów Uczestnik powinien posiadać adres e-mail i dostęp do programu właściwego do obsługi poczty elektronicznej.
12. Organizator, w momencie wpuszczania zaproszonych gości do Lubelskiego Centrum Konferencyjnego i na jego terenie ma prawo zażądać dokumentu potwierdzającego tożsamość zgłoszonych Uczestników, szczególnie w przypadku wątpliwości co do tożsamości bądź podanych przez niego danych.
13. W przypadku podania fałszywych bądź niepełnych informacji, a także w innych uzasadnionych przypadkach, Organizator może odmówić Uczestnikowi wzięcia udziału w Kongresie.
14. Organizator zastrzega, że udział w Kongresie jest limitowany ilością miejsc.

• §3

Rezygnacja z udziału

1. W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu, Uczestnik ma obowiązek zgłosić ten fakt Organizatorowi najpóźniej na 5 dni roboczych przed dniem Wydarzenia.
2. Rezygnacji z Wydarzenia należy dokonać przesyłając do Organizatora e-mail ze stosowną wiadomością na adres: congress@lubelskie.pl.
3. W przypadku odwołania Wydarzenia, Organizator poinformuje o tym fakcie każdego z Uczestników.

• §4

Odpowiedzialność Uczestników

1. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień.
2. Na terenie Kongresu zabrania się propagowania treści niedozwolonych przez prawo, niezgodnych z zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami, zasadami kultury oraz z celami i misją Kongresu.
3. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania porządku oraz praw osób trzecich w tym m. in. przedstawicieli mediów, innych uczestników, prelegentów oraz przedstawicieli Organizatorów Kongresu.
4. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, zasad bezpieczeństwa BHP obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowany jest Kongres, jak również poleceń i instrukcji organizacyjnych i technicznych Organizatora.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników Kongresu.
6. Uczestnicy Kongresu ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie prezentowane przez siebie treści, wypowiedzi, prezentacje oraz zachowania podczas Kongresu. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi i prezentacje przedstawione w trakcie Kongresu.
7. Niezastosowanie się do zapisów niniejszego Regulaminu, poleceń przedstawicieli Organizatora oraz nieodpowiednie zachowanie Uczestnika, w tym: prowadzenie demonstracji zakłócających przebieg Kongresu, wnoszenie alkoholu, środków psychoaktywnych, palenie tytoniu i papierosów elektronicznych, wszelkie przejawy zakłócania przebiegu Kongresu, stwarzanie sytuacji zagrożenia  stanowią podstawę do zastosowania środków dyscyplinujących w postaci:
   1. upomnienia,
   2. niezwłocznego usunięcia Uczestnika z terenu Kongresu przez przedstawicieli Organizatora bez prawa powrotu i bez prawa żądania zwrotu jakichkolwiek poniesionych kosztów czy nakładów związanych z udziałem  w Kongresie,
   3. powiadomienia właściwych organów ścigania.
8. O zastosowaniu środka dyscyplinującego i jego rodzaju decyduje Organizator.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy Uczestnika podczas Wydarzenia. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z jakimikolwiek roszczeniami związanymi z wyrządzoną podczas Wydarzenia przez Uczestnika Kongresu szkodą, będzie on zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów związanych z obowiązkiem jej naprawienia.
10. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za powstałe z jego winy szkody.

• §5

Dane osobowe

1. Dane osobowe uczestnika przetwarzane są tylko w celu organizacji i przeprowadzenia Kongresu.
2. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w postaci wizerunku . oraz oświadcza iż zapoznał się z klauzulą informacyjną RODO zamieszczoną na stronie internetowej Kongresu https://congress.lubelskie.pl/strona-startowa/polityka-prywatnosci/ .

3. Cofnięcie zgody można zrealizować poprzez przesłanie żądania na adres e-mail: congress@lubelskie.pl.

1. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i e RODO. Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne dla wzięcia udziału w Kongresie.
2. Przebieg Kongresu zostanie utrwalony za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

• §6

Postanowienia końcowe

1. Koszt ewentualnego przejazdu oraz zakwaterowania Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Wydarzenia.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie i programie Kongresu w dowolnym momencie, w tym prawo zmiany rozkładu czasowego, kolejności wystąpień, zmian prelegentów i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej Wydarzenia aktualnych informacji. Organizator, wprowadzając zmiany w programie w czasie Wydarzenia, informować będzie Uczestników wydarzenia na bieżąco o wprowadzanych zmianach w programie na stronie: www.congress.lubelskie.pl.
4. Jeżeli Organizator dokona zmiany Regulaminu, zawiadamia o tym Uczestników poprzez publikację nowego tekstu Regulaminu na stronie: www.conress.lubelskie.pl.
5. W przypadku, gdy Uczestnik nie wyraża zgody na nowe postanowienia Regulaminu, powinien zgłosić swą rezygnacje Organizatorowi drogą mailową na adres: congress@lubelskie.pl.
6. W przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących terminu organizacji Kongresu, bądź gdy Kongres się nie odbędzie, Uczestnikowi nie przysługuje prawo odszkodowania oraz zwrotu jakikolwiek poniesionych kosztów związanych z uczestnictwem w Kongresie.
7. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
8. Ostateczna interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu należy do Organizatora.
9. Wszelkie spory mogące wyniknąć  w związku z organizacją oraz uczestnictwem w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

/-/ Jarosław Stawiarski

Marszałek Województwa Lubelskiego