Regulamin wydarzenia / Regulamin wydarzenia

Regulamin wydarzenia

Regulamin Samorządowego Kongresu Trójmorza oraz Forum Gospodarczego

12-13 marca 2025 roku

§ 1.

Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Samorządowego Kongresu Trójmorza oraz Forum Gospodarczego w roku 2025 (zwanego dalej Kongresem lub Wydarzeniem) jest Województwo Lubelskie z siedzibą przy ul. A. Grottgera 4, 20-029 Lublin. Współorganizatorami Wydarzenia są: Instytut Rozwoju Samorządu Terytorialnego Województwa Lubelskiego z siedzibą przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie 32/9, 20-029 Lublin, Lubelskie Centrum Konferencyjne z siedzibą przy ul. Grottgera 2, 20-029 Lublin, Opera Lubelska z siedzibą przy ul. Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-029 Lublin oraz Filharmonia im. Henryka Wieniawskiego w Lublinie z siedzibą przy ul. Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-029 Lublin.
2. Celem Kongresu jest zintensyfikowanie współpracy regionów oraz networking biznesowy firm z obszaru Inicjatywy Trójmorza oraz Europy Wschodniej. Wydarzenie dedykowane jest przedstawicielom administracji regionów Trójmorza, świata nauki, biznesu oraz mediów.
3. Kongres odbędzie się w dniach 12-13 marca 2025 r. w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie w formule stacjonarnej.
4. Regulamin określa warunki organizacji i udziału w Kongresie.
5. Przepisy Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników Kongresu.
6. Oficjalna strona Kongresu znajduje się pod adresem www.congress.lubelskie.pl.
7. Kontakt do Organizatora:
a) adres: Zespół ds. organizacji Samorządowego Kongresu Trójmorza: ul. A. Grottgera 4, 20- 029 Lublin, Polska,
b) telefon: sprawy organizacyjne +48 81 4416 761,+48 81 4416 796,
c) adres e-mail:
Samorządowy Kongres Trójmorza: international@lubelskie.pl,
Forum Gospodarcze: congress@lubelskie.pl.
8. Określenia użyte w Regulaminie należy rozumieć jako:
a) Kongres: Samorządowy Kongres Trójmorza oraz Forum Gospodarcze,
b) Uczestnik: osoba fizyczna lub osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (spółka, stowarzyszenie, fundacja, itp.), która dokonała rejestracji udziału w Kongresie na stronie www.congress.lubelskie.pl i otrzymała od Organizatora drogą elektroniczną potwierdzenie uczestnictwa.

9. Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz na oficjalnej stronie internetowej Kongresu.

§ 2.

Zgłoszenie udziału

1. Rejestracja uczestników odbywa się za pośrednictwem strony: www.congress.lubelskie.pl i ma na celu uzyskanie potwierdzenia udziału w wydarzeniu.
2. Zgłoszenie udziału w Kongresie odbywa się poprzez wypełnienie wszystkich rubryk i wysłanie formularza rejestracyjnego na stronie www.congress.lubelskie.pl.
3. Wysłanie formularza oznacza akceptację postanowień Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych i wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
4. Potwierdzenie uczestnictwa: komunikat w formie wiadomości e-mail wysłany przez Organizatora w odpowiedzi na zgłoszenie chęci uczestnictwa w Kongresie, tj. wypełniony i wysłany formularz rejestracyjny na stronie www.congress.lubelskie.pl.
5. Aby dokonać rejestracji i otrzymywać informacje od Organizatora, Uczestnik musi posiadać dostęp do Internetu oraz przeglądarkę internetową. Serwis www.congress.lubelskie.pl jest kompatybilny z najpopularniejszymi przeglądarkami internetowymi.
6. Do kontaktu z Organizatorem oraz otrzymywania komunikatów Uczestnik powinien posiadać adres e-mail i dostęp do programu właściwego do obsługi poczty elektronicznej.
7. Dla wybranych rodzajów uczestników np. przedstawicieli mediów, dziennikarzy, wystawców, Organizator może przewidzieć specjalne zasady rejestracji, w szczególności polegające na ich rejestracji przez Organizatora. Rejestracja dokonywana będzie w oparciu o dane podane przez Uczestnika.
8. Możliwość rejestracji na Kongres kończy się w dniu 6 marca 2025 roku o godz. 24:00 lub w momencie zarejestrowania maksymalnej liczby osób ustalonej przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu zakończenia rejestracji.
9. O wpisaniu na listę Uczestników Kongresu decyduje kolejność zgłoszeń.
10. Wstęp na teren obiektów, w których odbywa się Kongres mają wyłącznie zarejestrowani Uczestnicy za okazaniem potwierdzenia rejestracji. Osoby niezarejestrowane mają obowiązek niezwłocznie opuścić Kongres na żądanie Organizatora.
11. Uczestnikiem wydarzenia może być:
a) przedstawiciel osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, który został wskazany do udziału w Wydarzeniu;
b) osoba fizyczna, która ukończyła 18 rok życia i posiada pełną zdolność do czynności prawnych lub osoba fizyczna, która ukończyła 16 rok życia i uzyskała zgodę przedstawiciela ustawowego na uczestnictwo w Kongresie.
12. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny, jednakże nie obejmuje kosztów podróży, zakwaterowania oraz wyżywienia. W ramach bezpłatnego uczestnictwa Organizator zapewnia zimne i gorące napoje oraz przekąski typu finger food.
13. Organizator, w momencie wpuszczania zaproszonych gości do obiektu Lubelskiego Centrum Konferencyjnego, wydaje zarejestrowanym Uczestnikom imienne identyfikatory. Na terenie wymienionego obiektu ma prawo zażądać okazania przez Uczestnika otrzymanego przy wejściu identyfikatora.
14. W przypadku podania fałszywych bądź niepełnych informacji, a także w innych uzasadnionych przypadkach, Organizator może odmówić Uczestnikowi wzięcia udziału w Kongresie.
15. Organizator zastrzega, że udział w Kongresie jest limitowany ilością miejsc.
16. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w Wydarzeniu będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Organizatora, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu. Rejestrując się na Wydarzenie, Uczestnik oświadcza, iż zapoznał się z Polityką Prywatności dostępną na stronie internetowej Kongresu: https://congress.lubelskie.pl/strona-startowa-old/polityka-prywatnosci/.

§ 3.

Rezygnacja z udziału

  1. W przypadku rezygnacji z udziału w Wydarzeniu, Uczestnik ma obowiązek zgłosić ten fakt Organizatorowi najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem Wydarzenia.
  2. Rezygnacji z udziału w Wydarzeniu, o której mowa w ust.1 należy dokonać przesyłając do Organizatora e-mail ze stosowną wiadomością na adres: international@lubelskie.pl.
  3. W przypadku odwołania Wydarzenia lub zmiany formy jego przeprowadzenia, Organizator poinformuje o tym fakcie każdego z Uczestników.

§ 4.

Odpowiedzialność Uczestników

1. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania jego postanowień.
2. Na terenie Kongresu zabrania się propagowania treści niedozwolonych przez prawo, niezgodnych z zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami, zasadami kultury oraz z celami i misją Kongresu.
3. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania porządku oraz praw osób trzecich w tym m. in. przedstawicieli mediów, innych uczestników, prelegentów oraz przedstawicieli Organizatorów Kongresu.
4. Uczestnicy Kongresu zobowiązani są do przestrzegania przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym przeciwpożarowych, sanitarnych, epidemiologicznych oraz zasad bezpieczeństwa BHP obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowany jest Kongres, jak również poleceń i instrukcji organizacyjnych i technicznych Organizatora.
5. Uczestnicy zobowiązani są do informowania przedstawicieli Organizatora o wszelkich zagrożeniach pojawiających się w trakcie trwania Wydarzenia.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników Kongresu.
7. Uczestnicy wydarzenia wchodzą na teren obiektów, w których odbywać się będzie Kongres na własną odpowiedzialność i ryzyko. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia przedmiotów i utratę zdrowia lub życia będące skutkiem działań osób trzecich.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za następstwa nieszczęśliwych wypadków.
9. Uczestnicy Kongresu ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie prezentowane przez siebie treści, wypowiedzi, prezentacje oraz zachowania podczas Kongresu. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi i prezentacje przedstawione w trakcie Kongresu.
10. Niezastosowanie się do zapisów niniejszego Regulaminu, poleceń przedstawicieli Organizatora oraz nieodpowiednie zachowanie Uczestnika, w tym: prowadzenie demonstracji zakłócających przebieg Kongresu, wnoszenie alkoholu, środków psychoaktywnych, palenie tytoniu i papierosów elektronicznych, niebezpiecznych przedmiotów, środków wybuchowych, materiałów pirotechnicznych oraz wszelkie przejawy zakłócania przebiegu Kongresu, stwarzanie sytuacji zagrożenia stanowią podstawę do zastosowania środków dyscyplinujących w postaci:
a) upomnienia,
b) niezwłocznego usunięcia Uczestnika z terenu Kongresu przez przedstawicieli Organizatora bez prawa powrotu i bez prawa żądania zwrotu jakichkolwiek poniesionych kosztów czy nakładów związanych z udziałem w Kongresie,
c) powiadomienia właściwych organów ścigania.
11. O zastosowaniu środka dyscyplinującego i jego rodzaju decyduje Organizator.
12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy Uczestnika podczas Wydarzenia. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z jakimikolwiek roszczeniami związanymi z wyrządzoną podczas Wydarzenia przez Uczestnika Kongresu szkodą, będzie on zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów związanych z obowiązkiem jej naprawienia.
13. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za powstałe z jego winy szkody.

§ 5.

Dane osobowe

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników Kongresu jest Organizator.
  2. Dokonując rejestracji Uczestnik oświadcza, iż zapoznał się z klauzulą informacyjną zamieszczoną na stronie internetowej Kongresu: https://congress.lubelskie.pl/strona-startowa/polityka-prywatnosci/.
  3. Przebieg Kongresu zostanie utrwalony za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Organizatora. Uczestnictwo w Kongresie jest jawne, a zatem na nagraniach lub zdjęciach może zostać uchwycony indywidualnie, lub jako szczegół całości, wizerunek lub sylwetka uczestnika Kongresu. Zdjęcia i nagrania, o których mowa wyżej mogą być następnie publikowane i rozpowszechniane na stronach internetowych lubelskie.pl, www.congress.lubelskie.pl, www.irst.lubelskie.pl, www.lck.lubelskie.pl, www.filharmonialubelska.pl www.operalubelska.pl i partnerów Kongresu oraz w materiałach promocyjnych Organizatora na podstawie art. 81 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 2022, poz.2509), co nie wymaga zgody uczestnika Kongresu.
  4. Uczestnictwo w Kongresie jest równoznaczne z udzieleniem zgody Organizatorowi na wskazane powyżej utrwalenie i wykorzystania jego wizerunku lub sylwetki jako uczestnika Wydarzenia. Jeżeli istnieją powody, dla których Uczestnik nie akceptuje konkretnego wykorzystania jego wizerunku, powiadomi o tym Organizatora, który zobowiąże się do wstrzymania danego wykorzystania.
  5. Niezależnie od powyższego, przebieg Kongresu może być też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.

§ 6.

Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub zmiany formy i/lub terminu Wydarzenia w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Wydarzenia, ryzyka wprowadzenia regulacji uniemożliwiających organizację lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia Uczestników.
  2. W przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących terminu organizacji Kongresu, zmiany formy, bądź gdy Kongres się nie odbędzie, Uczestnikowi nie przysługuje prawo odszkodowania oraz zwrotu jakichkolwiek poniesionych kosztów związanych z  uczestnictwem w Kongresie.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie i programie Kongresu w dowolnym momencie, w tym prawo zmiany rozkładu czasowego, kolejności wystąpień, zmian prelegentów i zobowiązuje się do publikacji na stronie internetowej Wydarzenia aktualnych informacji. Organizator, wprowadzając zmiany w programie w czasie Wydarzenia, informować będzie Uczestników wydarzenia na bieżąco o  wprowadzanych zmianach w programie na stronie: congress.lubelskie.pl.
  4. Jeżeli Organizator dokona zmiany Regulaminu, zawiadamia o tym Uczestników poprzez publikację nowego tekstu Regulaminu na stronie: congress.lubelskie.pl.
  5. W przypadku, gdy Uczestnik nie wyraża zgody na nowe postanowienia Regulaminu, powinien zgłosić swą rezygnację Organizatorowi drogą mailową na adres: international@lubelskie.pl.
  6. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
  7. Ostateczna interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu należy do Organizatora.
  8. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z organizacją oraz uczestnictwem w Kongresie będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

/-/ Jarosław Stawiarski

Marszałek Województwa Lubelskiego